1. „SoftwareMicrosoft Office“ Kaip bendradarbiauti „SharePoint“ iš „Office 365“

Autorius Peter Weverka

„SharePoint“ yra „Microsoft“ internetinė komandos bendradarbiavimo platforma. Verslas įdarbina „SharePoint Online“, kad saugotų dokumentus, tvarkytų projektus ir leistų bendradarbiams bendradarbiauti.

„SharePoint Online“ nebūtinai yra visur paplitęs (esantis ar randamas visur), tačiau jis stengiasi būti toks. „SharePoint Online“ svetainės yra sukurtos taip, kad būtų pasiekiamos iš visur - iš stalinio kompiuterio, nešiojamojo kompiuterio, planšetinio įrenginio ar išmaniojo telefono. Nesvarbu, kokį įrenginį naudojate, turinys turėtų būti prieinamas ir patogus naudoti.

Šiame straipsnyje pristatoma „SharePoint Online“, pasakojama, kaip rasti kelią į komandos svetainę, įkelti ir dirbti su failais dokumentų bibliotekose, bendrinti failus su bendradarbiais, sinchronizuoti failus ir atnaujinti „Office 365“ profilį.

Pristatome komandos svetaines

„SharePoint“ komandos svetainė yra bendradarbiavimo darbo vieta, kurioje kolegos gali dirbti su tais pačiais failais, sekti projektus ir bendrauti vieni su kitais.

Paveikslėlyje parodyta tipiška „SharePoint Online“ komandos svetainė „Office 365“ lange. Šios svetainės gali atrodyti skirtingai, atsižvelgiant į tai, kaip svetainių administratoriai jas nustato, tačiau jos turi tuos pačius įrankius. Komandos svetainėje pateikiamos priemonės atidaryti „Office 365“ programas, įkelti ir atsisiųsti failus bei bendradarbiauti su kolegomis. Šie puslapiai paaiškina, kaip prisijungti prie komandos svetainės ir rasti kelią aplink ekraną.

„SharePoint Online“ komandos svetainė

Prisijungimas prie komandos svetainės

Norint prisijungti prie „SharePoint“ komandos svetainės, reikia slaptažodžio ir tinklo adreso. Šiuos elementus greičiausiai gausite iš savo draugiškos kaimynystės sistemos administratoriaus. Atlikite šiuos veiksmus, kad prisijungtumėte prie „SharePoint“ komandos svetainės:

  1.  Atidarykite žiniatinklio naršyklę ir eikite į savo organizacijos komandos svetainę. Kaip atrodo jūsų komandos svetainės žiniatinklio adresas, priklauso nuo to, ar jūsų įmonė naudoja savo domeno vardą (pvz., Company.com), ar „Office 365“ numatytąjį vardų formatą (kuris atrodo panašiai kaip jūsų įmonė.sharepoint.com).  Jei jūsų paprašys įvesti kredencialus, įveskite savo vartotojo vardą, slaptažodį ir spustelėkite Gerai. Kas nutiks toliau, priklauso nuo to, kaip atrodo jūsų vietinė (lokalioji) aplinka ir kaip administratorius sukonfigūravo „SharePoint“. Galite nusileisti komandos svetainėje neįvesdami savo vartotojo vardo ir slaptažodžio.

Keliaukite į „SharePoint Online“ komandos svetainę

Peržiūrėdami įprastą „Sharepoint“ komandos svetainę, žiūrėkite ankstesnį paveikslą:

  • Programų paleidimo priemonė: „Office 365“ žiniatinklio programų paleidimui. Dėl savo išvaizdos jis kartais vadinamas vaflių meniu. Pranešimai: administravimo ir vartotojo nustatytiems įspėjimams gauti. Nustatymai: vartotojo nustatymams pakeisti. Kurias parinktis gausite, priklauso nuo jūsų privilegijų lygio. Vartotojo meniu: prisijungti, atsijungti ir peržiūrėti savo profilį. Svetainės paieška: skirta surasti turinį svetainėje. Naršymo sritis: norint pasiekti populiarų turinį komandos svetainėje. Paprastai svetainės administratorius nustato, kas rodoma naršymo srityje. Sąrašai: Norėdami išvardyti užduotis, kurias reikia atlikti, įskaitant projekto darbo elementus ir bendrosios paskirties „daryti“ elementus. „SharePoint“ siūlo iš anksto sukurtus įvairių tipų sąrašų šablonus, iš kurių daugelis leidžia priskirti sąrašų elementus konkretiems „SharePoint“ vartotojams. Dokumentų bibliotekos: talpinti failus, kuriuos jūs ir kiti komandos nariai galite atidaryti ir dirbti.

„SharePoint“ svetainė yra svetainė, kaip ir bet kuri kita. Galite kurti žymes naršyklėje vietose, kuriose dažnai lankotės „SharePoint“.

Kaip dirbti su dokumentų bibliotekomis

Dokumentų biblioteka yra pagrindinė duomenų saugykla „SharePoint“ svetainėje. Neleisk, kad žodis dokumentas tave apgautų. Dokumentų bibliotekoje galite laikyti bet kokio tipo failus.

Norėdami išsaugoti failus, naudokite dokumentų biblioteką. Šie puslapiai paaiškina, kaip atidaryti failus dokumentų bibliotekoje, įkelti failus, bendrai redaguoti failus ir bendrinti failus.

Failo atidarymas dokumentų bibliotekoje

Norėdami rasti ir atidaryti failą, atlikite šiuos veiksmus:

  1.  Norėdami rasti ir pasirinkti failą, kurį norite atidaryti, naudokite naršymo juostą. Administratorius gali būti pateikęs dokumentų bibliotekos nuorodą komandos svetainės pagrindiniame puslapyje ar kitoje svetainės vietoje.  Spustelėkite mygtuką Atidaryti (tris taškus) šalia failo, kurį norite atidaryti, pavadinimo. Pasirodo iššokantis langas, kaip parodyta. Tai rodo failo peržiūrą, kad galėtumėte įsitikinti, jog atidarėte tinkamą.  Spustelėkite mygtuką Daugiau veiksmų (dar kartą - trys taškai). Paveikslėlyje parodyta, kur yra mygtukas Daugiau veiksmų. Pasirodo iššokantis meniu su visais įmanomais veiksmais, kuriuos galite atlikti su failu, kaip parodyta.  Atidarykite failą. Failą galite atidaryti naudodami „Office“ darbalaukio programą arba „Office Web App“:
  • „Office“ darbalaukio programa: išskleidžiamajame meniu pasirinkite pirmąją parinktį. Pvz., Jei kalbate apie „Word“ dokumentą, pasirinkite Atidaryti „Word“. Failas atsisiųstas į jūsų kompiuterį, kad galėtumėte ten dirbti. Kompiuterio failo pakeitimai automatiškai įkeliami į kopiją, saugomą „SharePoint“. „Office Web App“: išskleidžiamajame meniu pasirinkite antrąją parinktį, pažymėdami žodį internete jo pavadinime. Atidaroma žiniatinklio programa, kad galėtumėte redaguoti failą.
„SharePoint“ dokumentų biblioteka

Čia yra nuoroda: norėdami atidaryti failą „Office Web App“, tiesiog spustelėkite jo pavadinimą dokumentų bibliotekoje.

Kaip dirbti su kolegomis tame pačiame faile

Kartais, kai bandote atidaryti failą, to negalite padaryti, nes kažkas pateko ten pirmas. Administratoriai nusprendžia, ar failą tuo pačiu metu gali taisyti daugiau nei vienas asmuo.

Jei faile yra daugiau nei vienas redaktorius, atlikite šiuos veiksmus, norėdami atidaryti failą, kuris šiuo metu yra redaguojamas, ir pateikite savo indėlį:

  1.  Atidarykite failą dokumentų bibliotekoje. Ankstesnė šio skyriaus tema paaiškina, kaip atidaryti failą. Šiame paveikslėlyje parodytas „Word Web“ programoje atidarytas „Word“ failas.  Ieškokite požymių, kad failą šiuo metu redaguoja kolega. Kaip parodyta, „Word Web App“ nurodo kitų, dirbančių su failu, pavardes (arba vardus). Jei atidžiai pažvelgsite, taip pat galite pamatyti kitų redaktorių žymeklio vietą. „SharePoint“ yra tobula, nes keli žmonės bendradarbiauja tame pačiame faile.  Atlikite failo redakcinius pakeitimus.  Baigę redaguoti spustelėkite žiniatinklio naršyklės mygtuką Atgal arba „Office 365 App Launcher“, kad grįžtumėte į komandos svetainę. Nesijaudinkite išsaugodami failo pakeitimus. „Office 365“ automatiškai išsaugo pakeitimus.
Bendras redagavimas „SharePoint Online“

Kaip įkelti failus į dokumentų biblioteką

Norėdami įkelti failą iš savo kompiuterio į „SharePoint Online“ dokumentų biblioteką, atlikite šiuos veiksmus:

  1.  „SharePoint“ eikite į dokumentų biblioteką, kur norite įkelti failą.  Spustelėkite „Įkelti“. Kaip parodyta šiame paveikslėlyje, pasirodys dialogo langas Pridėti dokumentą. Jei dokumentų bibliotekoje nematote mygtuko Įkelti, pasitarkite su savo administratoriumi. Galbūt neturite leidimo įkelti failus.  Dialogo lange Pridėti dokumentą spustelėkite mygtuką Pasirinkti failus.  Dialogo lange Atidaryti pasirinkite failą, kurį norite įkelti, ir spustelėkite Atidaryti. Galite įkelti daugiau nei vieną failą, pasirinkdami daugiau nei vieną dialogo lange Atidaryti.  Dialogo lange Pridėti dokumentą įveskite versijos komentarus, jei reikia. „SharePoint“ galima sukonfigūruoti saugoti kelias to paties dokumento versijas. Jūsų administratorius gali reikalauti, kad įvestumėte komentarus, kad apibūdintumėte įkeltą failą.  Spustelėkite Gerai. Kol esate prie jo, pasižiūrėkite, ar įkeltas failas yra dokumentų bibliotekoje.
įkeliama į dokumentų biblioteką

Norėdami įkelti failus, galite nuvilkti vieną ar daugiau failų iš savo kompiuterio „File Explorer“ lango ir įmesti juos į dokumentų biblioteką. Kaip patogu!

Kaip dalintis failais su bendradarbiais

„SharePoint“ terminologijoje bendrinimas reiškia, kad bendradarbiai supranta failą, kurį jie gali redaguoti. Kai pasidalinsi failu, el. Paštu galite įspėti kolegas, kad failas buvo bendrinamas. Kartais administratoriai neleidžia kažkam bendrinti failo, bet jei galite dalintis failais, atlikite šiuos veiksmus, norėdami bendrinti failą su bendradarbiu:

  1.  Suraskite failą, kurį norite bendrinti, ir spustelėkite jo mygtuką Atidaryti. Norėdami rasti mygtuką Atidaryti, ieškokite trijų taškų šalia failo pavadinimo. Pasirodo iššokantis langas.  Iššokančiojo lango apačioje spustelėkite Bendrinti. Pamatysite dialogo langą Bendrinti, kaip parodyta. biuro kvietimas-bendradarbiavimas Kviečiame bendradarbį bendradarbiauti kuriant bylą.  Įveskite asmens, su kuriuo norite bendrinti failą, vardą. „SharePoint“ atidaro išskleidžiamąjį sąrašą, kai tik pradedate rašyti. Pavadinimą galite pasirinkti iš sąrašo.  Įveskite aprašomąjį pranešimą. Galite paaiškinti, kas yra failas ir kodėl norite juo dalintis.  Pasirinkite parinktį Reikalauti prisijungti arba panaikinkite jos žymėjimą. Atžymėkite parinktį Reikalauti prisijungimo, jei norite bendrinti failą su žmonėmis, nepriklausančiais jūsų organizacijai. Įprastam verslui pasirinkite šią parinktį, kad įsitikintumėte, jog failą gali peržiūrėti tik komandos svetainės nariai.  Pasirinkite parinktį Siųsti el. Pašto kvietimą.  Spustelėkite mygtuką Bendrinti.

Šis paveikslėlis parodo, kaip dalijimosi pranešimas atrodo jį gaunančiam asmeniui. Gavėjas gali spustelėti mygtuką Atidaryti, norėdamas atidaryti failą ir dirbti su juo.

Kvietimas bendrinti failą.

Kaip peržiūrėti failus neprisijungus

Kartais jūsų kompiuteris negali pasiekti „SharePoint Online“ portalo. Pvz., Įsivaizduokite, kad esate lėktuve ir turite atnaujinti kai kuriuos darbo failus, tačiau nesate prisijungę prie „SharePoint“. Norėdami išspręsti šią prieigos prie neprisijungus prie interneto problemą, „Office 365“ suteikia mums galimybę sinchronizuoti failus. Sinchronizavimas suteikia prieigą prie „SharePoint“ pagrindu sukurtų failų vietiniame kompiuteryje ir nereikia jaudintis dėl interneto ryšio. Po to, kai prisijungiate prie interneto (po lėktuvo nusileidimo), „OneDrive“ sinchronizuoja failus su savo kolegomis internete.

Svarbu suprasti, kad „OneDrive“ sinchronizuoja dvi kiekvieno failo kopijas, vieną kopiją, saugomą „SharePoint Online“ dokumentų bibliotekoje, o kitą kopiją, saugomą jūsų kompiuteryje.

Atlikite šiuos veiksmus, norėdami sinchronizuoti „SharePoint“ failus su to paties pavadinimo failais „OneDrive“:

  1.  „SharePoint“ raskite dokumentų biblioteką, kurią norite sinchronizuoti su kompiuteriu. Nereikia sinchronizuoti kiekvienos komandos svetainės dokumentų bibliotekos. Sinchronizuokite tik tuos failus, kuriuos norite pasiekti neprisijungę.  Dokumentų bibliotekos meniu spustelėkite Sinchronizuoti. Šis paveikslėlis parodo, kur yra mygtukas Sinchronizuoti. Iššokantis pranešimas praneša, kad „SharePoint“ atsisiunčia dokumentų bibliotekos turinį ir sinchronizuoja jį su „OneDrive for Business“ klientu.  „Windows 10“ užduočių juostos pranešimų srityje spustelėkite piktogramą „OneDrive“. Kaip parodyta, ši piktograma atrodo kaip debesis. Parodomas neseniai sinchronizuotų failų sąrašas, šiuo atveju failai iš dokumentų bibliotekos.  „OneDrive“ lange spustelėkite Atidaryti aplanką, kad peržiūrėtumėte vietinių failų kopijas. Nuo šiol galite dirbti su šiais failais vietoje arba tiesiogiai iš „SharePoint“. „OneDrive“ visus pakeitimus sinchronizuos automatiškai.

Įsigilinkite į „Office 365“

„Office 365“ siūlo „Delve“ ekraną, norėdami atnaujinti jūsų profilį ir geriau bendrauti su komandos nariais. Priklausomai nuo organizacijos dydžio, įsitikinimas, kad jūsų „Office 365“ profilis yra atnaujintas, gali būti labai naudingas. Bendradarbiai gali peržvelgti jūsų „Office 365“ profilį, kad sužinotų, ar esate tinkamas projektui. Jie gali peržvelgti jūsų profilį norėdami sužinoti, kaip jus rasti. Ekranas „Delve“ yra šiek tiek panašus į socialinės žiniasklaidos portalą, nes jame yra patogus būdas bendrauti su savo komanda.

Atlikite šiuos veiksmus, kad įsigilintumėte į „Office 365“:

  1.  „SharePoint Online“ atidarykite vartotojo meniu ir spustelėkite Mano profilis. Vartotojo meniu yra viršutiniame dešiniajame „Office 365“ ekrano kampe. Atidaromas ekranas „Delve“, kaip parodyta.  Norėdami atnaujinti savo profilį ir bendrauti su kolegomis, naudokite valdiklius ekrane „Delve“. Šį ekraną galite tinkinti, kad taptumėte labiau pristatomas bendradarbiams.  Baigę atlikti pakeitimus spustelėkite Atnaujinti profilį.